Stempelkaart koffiebar: snel stempelen aan de toonbank

Hoe snel gaat stempelen aan een drukke toonbank?

In de ochtendspits telt elke seconde. Je klant houdt zijn telefoon met de kaart omhoog, jij scant de QR code en tikt op Stempel zetten. Meer is het niet.

Je scant met de scanner in de browser op joinusuals.com/scan of met de Usuals app. Dat werkt op elke telefoon, tablet of laptop met een camera. Je hebt geen kassakoppeling of speciaal apparaat nodig, je kassa blijft zoals hij is.

Binnen een paar seconden past de kaart op de telefoon van je klant zich aan, vaak met een korte melding op het vergrendelscherm. Je klant ziet bijvoorbeeld 7 / 10 staan, terwijl jij de volgende cappuccino al opschuimt.

Een paar dingen die helpen aan een drukke bar:

• Elke barista heeft een eigen login. Elke stempel wordt bewaard met tijd, medewerker en locatie.
• Valt de wifi weg, dan blijft de scanner werken. De stempels gaan door zodra je weer online bent. Offline scans tot 72 uur oud worden verwerkt.
• Werkt de camera even niet, dan typ je de code die onder de QR code op de kaart staat.
• Is de kaart vol, dan scan je en tik je op Beloning inwisselen. De stempels voor die beloning gaan eraf, extra stempels blijven staan.

Hoe voorkom je dubbel stempelen in een koffiebar?

In een koffiebar komt het voor dat iemand 's ochtends en 's middags binnenloopt. Of dat twee collega's in de drukte dezelfde kaart scannen. Dan wil je niet aan de toonbank hoeven nadenken of die stempel al gezet is.

Standaard krijgt een kaart één stempel per 12 uur. Dat controleert de server, niet de barista. Ook als twee mensen tegelijk scannen of een offline scan later binnenkomt, blijft het bij één stempel.

De scanner laat dan bijvoorbeeld zien: Deze kaart is vandaag al gestempeld. Weer mogelijk om 16:40. Jij hoeft dus niets uit te leggen of te onthouden.

Wil je het anders, dan stel je de tijd per kaart in. Kies 24 uur als je echt één stempel per dag wilt. Of zet de regel uit als je elke koffie wilt laten tellen.

Kijk bij die keuze naar je eigen klanten. Wie twee keer per dag een flat white haalt, is al een vaste klant. Die tweede koffie hoeft niet per se een extra stempel op te leveren.

Wat is het seintje als je klant om de hoek is?

Op elk plan, ook op Gratis, zit de melding in de buurt. Is je klant in de buurt van het adres van je zaak, dan kan je kaart op zijn vergrendelscherm verschijnen. Wanneer dat precies gebeurt, bepaalt Apple.

Voor een koffiebar is dat een rustig seintje. Je klant loopt naar het station, ziet je logo met 8 / 10 en weet dat zijn gratis koffie dichtbij is. Je hoeft er zelf niets voor te sturen.

Ook het welkomstbericht na het aanmelden zit op elk plan. Op de betaalde plannen stuur je daarnaast zelf berichten:

• Een aanbieding aan iedereen of aan een groep, zoals klanten die bijna een beloning hebben.
• Een verjaardagsbericht.
• Een win back bericht als iemand een tijd niet is geweest, standaard na 30 dagen. Het volgende bezoek levert dan automatisch een extra stempel op.

Die berichten krijgen alleen klanten die bij het aanmelden ja hebben gezegd. Dat vinkje staat nooit vooraf aan. Een bericht is maximaal 160 tekens, en je klant kan de meldingen van je kaart altijd uitzetten in zijn Wallet.

Hoe kom je klanten aan de kaart zonder dat de rij stilstaat?

Aanmelden doet je klant zelf, terwijl de melk opwarmt. Bij de kassa hangt een A4 poster met je logo, je beloning en een grote QR code.

1. Je klant scant de QR code met de camera van zijn telefoon.
2. Hij typt zijn voornaam. E-mail en verjaardag zijn optioneel.
3. Hij tikt op de knop voor Apple Wallet of Google Wallet.

Binnen ongeveer een halve minuut staat de kaart in zijn Wallet. Geen app, geen account, geen wachtwoord. Daarna scan jij de kaart voor de eerste stempel.

Met welkomststempels begint een kaart niet op nul. Standaard zijn dat er 2, je kiest tussen 0 en 3. Een kaart van 10 staat dan meteen op 2 / 10. Welkomststempels tellen niet als bezoek in je cijfers.

Meldt iemand zich per ongeluk twee keer aan, dan krijgt hij gewoon zijn bestaande kaart terug. Krijgt hij een nieuwe telefoon, dan gaat de kaart mee via iCloud of het Google account. De stempels staan op de server.

Heb je nu nog papieren kaartjes in omloop? Je klant zet eerst de nieuwe kaart in zijn Wallet. Daarna zet jij in je dashboard de stempels van zijn papieren kaart erbij, met een reden, zodat het in de geschiedenis staat. Twijfel je nog, lees dan papieren of digitale stempelkaart: wat past bij je zaak. Wil je voor een enkele klant zonder smartphone toch een kaartje achter de toonbank, dan kun je gratis een papieren stempelkaart printen.

Welke beloning en hoeveel stempels passen bij een koffiebar?

Een kaart heeft 6 tot 12 stempels tot de beloning. Bij koffiebars is elke tiende koffie gratis een herkenbare opzet. Een voorbeeldkaart: 10 stempels, 2 welkomststempels, 12 uur tussen stempels en als beloning Gratis koffie naar keuze.

Reken het na met je eigen klanten:

• Komt een vaste klant elke werkdag, dan is een kaart van 10 stempels in twee weken vol.
• Met 2 welkomststempels is de eerste kaart na 8 bezoeken vol.
• Komt iemand één keer per week, dan duurt een volle kaart tien weken.

Werk je liever met punten, dan kan dat ook. Je klant krijgt dan een vast aantal punten per bezoek, bijvoorbeeld 10.

Wil je weten wat één extra bezoek per vaste klant waard is en welke beloning uit kan, gebruik dan de spaarkaart calculator. Meer over het aantal stempels lees je in hoeveel stempels geef je tot een beloning.

Pas je later je kleuren, logo of beloning aan, dan komt dat vanzelf op elke bestaande kaart. Je hoeft niemand een nieuwe kaart te geven.

Wat kost een digitale stempelkaart voor je koffiebar?

Tot 30 klanten is het gratis. Daarna kies je een plan dat past bij het aantal barista's en vestigingen.

Een koffiebar met één vestiging en een klein team past vaak op Starter. Staan er meer dan drie mensen achter de bar met een eigen login, of heb je een tweede zaak, dan kijk je naar Business.

Op de betaalde plannen zit ook de AI assistent. Die geeft elke week een samenvatting in gewone taal en een voorstel wie je terug kunt halen. Versturen doe je zelf.

Je betaalt de eerste keer met iDEAL via Mollie, daarna gaat het maandbedrag automatisch. Opzeggen kan per maand. Ga je naar een kleiner plan, dan blijven alle bestaande kaarten werken. Alle details staan op de prijzenpagina.

Hoe begin je aan je eigen toonbank?

Je eerste kaart staat binnen een paar minuten klaar, zonder betaalgegevens.

1. Maak een account en kies je beloning, het aantal stempels en je kleuren.
2. Download de A4 poster en zet hem bij de kassa, op ooghoogte voor wie in de rij staat.
3. Nodig je barista's uit, zodat ieder met een eigen login stempelt.
4. Open de scanner op de telefoon of tablet naast de kassa.
5. Zet de eerste stempel bij je vaste ochtendklant.

Wil je eerst zien hoe je kaart eruitziet, maak dan gratis een voorbeeldkaart in Apple Wallet en Google Wallet. Meer over de kaart voor koffiezaken lees je op de pagina over de digitale stempelkaart voor je koffiebar.