Papieren stempelkaarten vervangen: zo stap je over

Wat doe je met halfvolle papieren kaarten?

Dit is de vraag waar de meeste eigenaren tegenop zien. Er zitten tientallen kaartjes in portemonnees, sommige met twee stempels, sommige met acht.

De regel is simpel: wat een klant gespaard heeft, blijft van hem. Een klant die zes stempels heeft en hoort dat die niet meer tellen, voelt zich niet serieus genomen. Dat wil je voorkomen.

Je hebt grofweg drie manieren om ermee om te gaan.

Overzetten is meestal het prettigst. De klant hoeft niet twee kaarten bij zich te hebben en jij hoeft niet twee systemen bij te houden.

Is een papieren kaart al vol, wissel de beloning dan gewoon op papier in. Daarna begint je klant met een nieuwe, digitale kaart.

Hoe zet je stempels van papier over naar de digitale kaart?

Het overzetten doe je per klant, op het moment dat hij langskomt. Reken op een minuut, ook als het druk is.

1. Je klant scant de QR code op je poster met de camera van zijn telefoon, vult zijn voornaam in en tikt op de knop voor Apple Wallet of Google Wallet. Binnen ongeveer een halve minuut staat de kaart in zijn Wallet. Geen app, geen account, geen wachtwoord.
2. Tel de stempels op zijn papieren kaart.
3. Zoek de klant op in je dashboard en zet de stempels van de papieren kaart erbij. Vul een reden in, bijvoorbeeld: papieren kaart, 6 stempels. Dan staat het in de geschiedenis en weet je later waar die stempels vandaan komen.
4. Zet de stempel voor het bezoek van vandaag zoals altijd: scan de kaart met de scanner en tik op Stempel zetten.
5. Houd het papieren kaartje in of scheur het door. Dan kan het niet nog een keer meetellen.

Let op de welkomststempels. Bij het aanmelden krijgt een klant er standaard 2, en je kunt kiezen voor 0 tot 3. Die komen bovenop de overgezette stempels.

Dat kun je zien als een bedankje voor het overstappen. Wil je dat niet, zet de welkomststempels dan tijdelijk lager zolang de overstap loopt. Welkomststempels tellen in je overzichten niet als bezoek, dus je cijfers kloppen hoe dan ook.

Meer over hoe de kaart in de Wallet werkt voor je klant, lees je in klantenkaart zonder app.

Wat als je digitale kaart een ander aantal stempels heeft?

Het makkelijkst is het als je digitale kaart hetzelfde aantal stempels en dezelfde beloning heeft als je papieren kaart. Dan zet je zes stempels om in zes stempels en is er niets uit te leggen.

Maar soms is de overstap een goed moment om je kaart aan te passen. Een digitale kaart heeft 6 tot 12 stempels tot de beloning.

Stel: je papieren kaart in je koffiebar had 12 vakjes voor een gratis koffie, en je digitale kaart krijgt er 10. Een klant met zes stempels op die papieren kaart is op de helft. Op een kaart met 10 vakjes is de helft 5 stempels.

De som is: gespaarde stempels gedeeld door het oude aantal vakjes, keer het nieuwe aantal. Dus 6 / 12 × 10 = 5. Komt er geen rond getal uit, rond dan naar boven af. Dat voelt voor je klant eerlijk en het scheelt je hooguit een halve stempel.

Twijfel je over het juiste aantal, lees dan eerst hoeveel stempels je geeft tot een beloning. Met de spaarkaart calculator reken je uit wat een extra bezoek per vaste klant waard is en welke beloning uit kan.

Hoe lang laat je papier en digitaal naast elkaar lopen?

Kies een einddatum en houd je eraan. Zonder datum blijven er maanden later nog kaartjes opduiken.

Een periode van zes tot acht weken werkt in de meeste zaken. Dan zijn bijna alle vaste klanten een of meer keer langs geweest. Begin je nu, dan is eind januari een logische grens.

Zo kun je het indelen:

• Vanaf dag één: geen nieuwe papieren kaarten meer uitgeven. Nieuwe klanten krijgen alleen de digitale kaart.
• Tijdens de overgang: elke klant met een papieren kaart vraag je of je de stempels meteen zult overzetten.
• Na de einddatum: papieren kaarten zet je nog wel over als iemand er een laat zien, maar je stempelt niet meer op papier.

Hang zelf een briefje bij de kassa met de einddatum, naast de poster met de QR code. Dan hoef je het niet aan iedereen apart te vertellen.

Vanaf het moment dat je niet meer op papier stempelt, wordt elke stempel bewaard met tijd, medewerker en locatie. Elke medewerker heeft een eigen login. En een kaart krijgt standaard maar één stempel per 12 uur, wat de server controleert.

Wat zeg je tegen klanten aan de toonbank?

Houd het kort en concreet. Je klant wil weten of hij iets kwijtraakt en hoeveel moeite het kost. Het antwoord is: niets, en bijna geen.

Een paar zinnen die je kunt gebruiken, of op je eigen manier zeggen:

• Zullen we je stempels meteen overzetten? Dan ben je dat kaartje kwijt en spaar je gewoon door.
• Je scant deze code, vult je voornaam in en hij staat in je Wallet. Geen app nodig.
• Je zes stempels staan er zo op. Vandaag krijg je er gewoon eentje bij.

Spreek met je team af dat iedereen het op dezelfde manier doet. Zo hoort een klant niet bij de ene collega dat het overzetten kan en bij de andere dat het niet kan.

Er zijn altijd klanten die geen smartphone hebben of hun kaart liever niet op hun telefoon zetten. Zij zijn net zo goed vaste klanten. Houd voor hen een klein stapeltje papieren kaartjes achter de toonbank. Met de gratis tool stempelkaart printen maak je die in je eigen naam, logo en kleur.

Weeg je nog af of de overstap voor jouw zaak zinvol is, lees dan eerst papieren of digitale stempelkaart.

Zo begin je

Je hebt geen kassakoppeling en geen speciaal apparaat nodig. Elke telefoon, tablet of laptop met een camera werkt als scanner.

1. Ontwerp je kaart. Met de gratis tool stempelkaart maken zie je meteen hoe je kaart met je naam, logo, kleuren en beloning eruitziet in Apple Wallet en Google Wallet.
2. Kies het aantal stempels en de beloning. Neem bij voorkeur hetzelfde als op je papieren kaart, dan is overzetten een kwestie van tellen.
3. Download de A4 poster met je logo, beloning en een grote QR code en hang hem bij de kassa.
4. Kies je einddatum voor papier en vertel het je team.
5. Zet bij elke klant met een papieren kaart de stempels over op het moment dat hij langskomt.

Tot 30 klanten is Usuals gratis. Heb je meer vaste klanten, en dat gaat bij een overstap snel, dan kost Starter € 29 per maand, excl. btw. Je zegt maandelijks op, en als je teruggaat naar een kleiner plan blijven alle bestaande kaarten werken. Alle plannen staan op de prijzenpagina.

Heb je een koffiebar, kijk dan ook hoe een kaart eruit kan zien op de pagina voor koffiebars.